Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales

1. Generalidades

El presente documento establece las Políticas para el tratamiento de Datos Personales de LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS S.A.S dispuesta para el servicio Litigapp como parte integral de los Términos y Condiciones del servicio en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la empresa garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en las bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del Habeas Data.

2. Definiciones

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la presente política de protección de datos.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Es decir: Los Usuarios en su totalidad, ya sean Dueños de Organización, Administradores y Miembros y demás clientes e intervinientes con el servicio.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

IDENTIFICACIÓN

LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS S.A.S, es una empresa que provee su servicio por medio de la página web y aplicación móvil “Litigapp” en el que informa sobre los procesos judiciales de los Usuarios, indicando cambios y actuaciones en los mismos. Lo anterior, con base en la información de las diferentes fuentes de consulta de la página web de la Rama Judicial de Colombia. Con base en los procesos registrados por los usuarios en nuestra plataforma, se consulta de la página web de la Rama Judicial en las diferentes entidades sistematizadas y se dispone en la aplicación o página web de Litigapp.

DIRECCIÓN: Calle 38 No. 75 – 7, interior 101, Medellín - Antioquia
CORREO ELECTRONICO: david@litiga.co
TELEFONO: 300 281 0484

NORMATIVIDAD APLICABLE

La presente política para el tratamiento de datos personales está compenetrada y acorde a la ley y demás disposiciones normativas vigentes para asegurar la protección de la información. Para tal fin se enuncian las normas relevantes en materia de protección de datos a conocimiento general, junto con las concordantes y sin perjuicio de otras que las modifiquen, adicionen o complementen las presentes:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
Ley Estatutaria 1266 de 2008.
Ley 1273 de 2009.
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Decreto 1074 de 2015.
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Para efectos de la presenta política de tratamiento, LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS SAS podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de encargados de la empresa por designados para tal fin.

DEBERES DEL RESPONSABLE

El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 determina los deberes de los Responsables del Tratamiento:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley previamente citada.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El responsable se regirá bajo la normatividad vigente para garantizar en su ejercicio, los derechos de los titulares de los datos personales entre los cuales se encuentra la seguridad y la confidencialidad, entre otros; obtenidos en el desarrollo de sus funciones. Además, realizará seguimiento a la información contenida en las bases de datos (ingreso, actualización, y archivo) y llevará control del tratamiento de la información de las bases de datos

Cada vez que se actualice la Política de Tratamiento de Datos (Responsable, finalidad, identificación de la empresa, etc.), debe comunicar a los titulares de los datos antes de o más tardar al momento de la implementación de la nueva política. Además, se debe obtener una nueva autorización del titular si el cambio fue en la finalidad del tratamiento.

MEDIOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con el decreto 1377 de 2013 en su Artículo 4 “Recolección de los datos personales”. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS S.A.S como responsable del tratamiento, obtiene información de datos personales a través de las siguientes fuentes de información:

•Página Web (https://litiga.co): Considerando que nuestro servicio requiere el registro por medio de un nombre de Usuario y correo electrónico

•Correos electrónicos: Teniendo en cuenta las invitaciones y comunicaciones realizadas por clientes o personas interesadas en el servicio

•Referidos: información suministrada por clientes del responsable quienes socializan nuestro servicio

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS S.A.S, podrá hacer uso de los datos personales para:

Dar cumplimiento a la relación contractual con clientes, proveedores y empleados.
Realizar comunicaciones que se estimen pertinentes por medio de correo electrónico para la actualización del servicio, políticas, novedades y demás características asociadas al servicio de Litigapp.
Atención al cliente con el fin de recibir sugerencias, quejas y demás peticiones de los clientes por el canal que se disponga para tal fin.
Gestión de cartera: procesos de facturación y recaudo con el fin de dar cumplimiento a la obligación contractual.
Evaluar la calidad del servicio.
Gestión comercial: con el fin de realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad, a través de diversos medios idóneos tales como correos o mensajes electrónicos, mensajes de texto (SMS) y comunicaciones telefónicas.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Se establecen los siguientes derechos de conformidad con la Ley 1581 de 2012:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:

Según decreto 1377 de 2013 en su Artículo 5 “Autorización”, El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona.

LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS S.A.S, al momento de efectuar la recolección del dato personal, para los usuarios en prueba y clientes solicitará al titular de los datos su autorización para efectuar la recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, por medio de autorización en medio técnico automatizado (página web o aplicación móvil) o por correo electrónico; en cuanto a los proveedores solicitara autorización por medio físico (contrato) e igualmente será con los empleados (contrato laboral). Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para la finalidad de esta política, se establece como medio de solicitud de consultas el correo david.corrales@litiosac.com

Con relación a los reclamos el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 determina:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la citada ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Por último la Ley 1581 de 2012 en su artículo 16 define que El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento

EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Adicional determina que quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la citada ley.

ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

La presente política iniciará su vigencia desde el momento en que sea comunicada y esté dispuesta en los medios electrónicos pertinentes y tendrá validez mientras el servicio de Litigapp siga operando o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de LITIGIOS AC FIRMA DE ABOGADOS S.A.S, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.